Die Logistik gilt nach wie vor als Männerdomäne. In unserer Serie „Frauen in der Logistik“ stellen wir regelmäßig Mitarbeiterinnen aus unterschiedlichen Bereichen vor. Diesmal: Marlis Grohs, Senior Key Account Manager bei Hermes Germany.

Für Marlis Grohs startet im Peak jeder Arbeitstag mit der gleichen Frage: „Wie war die Qualität?“ Die Qualität – das bedeutet vereinfacht: Hat das Paket den Weg vom Auftraggeber zum Bestimmungsort in der geplanten Zeit zurückgelegt? Marlis Grohs ist Senior Key Account Manager im Bereich Sales bei Hermes Germany. Kurz gesagt: Sie ist die kaufmännisch verantwortliche Ansprechpartnerin und Schnittstelle zwischen Auftraggebern und den Fachabteilungen bei Hermes Germany. Insbesondere mit den operativen Kolleg*innen besteht ein sehr enger Austausch, denn die Operative kümmert sich darum, dass die Sendungen der Auftraggeber schließlich zuverlässig bei den Kund*innen ankommen.

„Bei fast allen relevanten Themen, die die von mir betreuten Auftraggeber betreffen, bin ich involviert“, sagt Marlis Grohs. „Das ist spannend – und manchmal sehr herausfordernd. Vor allem rund um die Weihnachtszeit.“

Genaue Prognosen sind die Basis der Zusammenarbeit

Zur Qualitätssicherung braucht es einen möglichst konkreten „Forecast“ – eine Prognose, wann wie viele Menschen welche Produkte bestellen. Auf dieser Grundlage werden beim Paketdienstleister Abwicklungskapazitäten, Personal und Fahrzeuge für die Zustellung kalkuliert. Eine hochkomplexe Angelegenheit, besonders zu Peak-Zeiten wie der Black-Friday-Woche und eben Weihnachten, in denen Mengen je nach Tagen, Regionen oder Rabattaktionen im E-Commerce sehr stark schwanken können.

In die Kalkulation fließen die Vorjahreszahlen ein, aber auch aktuelle Entwicklungen im Onlinehandel und Konjunkturentwicklungen, die die Kauflaune der Verbraucher*innen stärken oder schwächen könnten. „Es gibt also diverse Faktoren zu beachten und Garantien gibt es nicht.“ sagt Marlis Grohs. „Manchmal beeinflusst sogar das Wetter das Kaufverhalten.“

Und genauso die Zustellung: „Wenn es zum Beispiel in Bayern über Nacht geschneit hat und die Zusteller*innen bei diesen Straßenverhältnissen nicht bis zu den Kund*innen durchkommen, führt das zu Verzögerungen im System. Als 2023 Anfang Dezember plötzlich tagelang Schnee fiel, haben meine Kolleg*innen und ich förmlich gebetet, dass es bis Weihnachten wieder taut“, erzählt Marlis Grohs und lacht: „Glücklicherweise tat es das auch.“

Teamwork für die Weihnachtspakete

In den Qualitätsberichten, die Marlis Grohs jeden Morgen checkt, findet sie alle notwendigen Informationen für ihren täglichen Austausch mit den Auftraggebern, die in der Peakzeit besonders detailliert informiert sein möchten und gerade in dieser Phase sehr sensibel auf Störungen reagieren.

Egal, ob die Zustellung kurzfristig durch das Wetter oder auch krankheitsbedingte Personalausfälle beeinflusst wird oder das Bestellaufkommen entgegen von Prognosen plötzlich stark zunimmt: In solchen Situationen gilt es, gemeinsam mit den Kolleg*innen, die für die operative Planung zuständig sind, Lösungen zu finden.

Die letzten Tage vor Weihnachten sind dann noch einmal besonders intensiv. Denn dann gibt es die „Spätbesteller“: Sie ordern kurz vor knapp noch schnell Weihnachtsgeschenke, die pünktlich zum Heiligabend ausgeliefert werden müssen.

Bei aller Hektik möchte Marlis Grohs die Weihnachtszeit nicht missen. „Das lässt das Team zusammenwachsen. Wir stützen uns gegenseitig, denn wir verfolgen das gemeinsame Ziel, das Weihnachtsgeschäft für unsere Auftraggeber und Kund*innen erfolgreich zu gestalten.“ Ihre jährliche Verschnaufpause ist darum der Januar. Das Weihnachtsgeschäft ist abgeschlossen, das Bestellaufkommen niedriger und viele Ansprechpartner*innen bei den Auftraggebern sind im Urlaub. „Dann fahre ich gern in den Skiurlaub“, sagt Marlis Grohs und strahlt. In dieser Woche hat sie dann auch nichts gegen Schnee einzuwenden. Im Gegenteil.